Verifactu: Hacienda aclara que Excel puede servir para facturar… pero con matices
La DGT reconoce que una hoja de cálculo puede considerarse un sistema informático de facturación sujeto al Real Decreto 1007/2023. Las sanciones por incumplimiento pueden alcanzar los 50.000 € por programa y ejercicio.
Cuando emplear el sistema Verifactu
El sistema Verifactu —regulado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre— marcará un antes y un después en la forma en que autónomos y empresas deben emitir facturas en España. A partir de 2026, todos los programas o sistemas informáticos de facturación deberán garantizar la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros y permitir el envío automático de los datos a la Agencia Tributaria.
Sin embargo, la reciente Consulta Vinculante V0073-25 de la Dirección General de Tributos (3 de febrero de 2025) introduce un matiz importante:
“Si la empresa utiliza hojas de cálculo, bases de datos o procesadores de texto que generen facturas en PDF, dichos sistemas pueden considerarse sistemas informáticos de facturación y, por tanto, estar sujetos al Real Decreto 1007/2023.”
En otras palabras, facturar con Excel o Word puede ser legal, pero solo si el sistema cumple con los requisitos de Verifactu. Si la hoja de cálculo procesa, conserva o almacena datos de facturación, podría requerir adaptación o certificación.
La confusión surge porque algunos medios han interpretado que Hacienda permite seguir facturando “libremente” con Excel. En realidad, la DGT advierte que esta opción no exime del cumplimiento del reglamento, y que incluso la tenencia de programas no adaptados puede constituir infracción grave conforme al artículo 201 bis de la Ley General Tributaria.
Regimen sancionador
Las sanciones no son menores:
Hasta 50.000 € por sistema para las empresas o profesionales que usen programas no adaptados.
Hasta 50.000 € por ejercicio para los fabricantes o comercializadores de software no conforme.
Nuestra conclusión
Ante este panorama, conviene evaluar con asesoramiento especializado la conveniencia de adoptar cuanto antes un sistema Verifactu certificado, que garantice seguridad jurídica y evite riesgos sancionadores.
Aunque técnicamente pueda seguir usándose Excel, la frontera entre un uso permitido y una infracción puede ser difusa. Por ello, el criterio prudente es adaptar los sistemas de facturación a la nueva normativa antes de 2026, garantizando la trazabilidad y la integridad de los datos.
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