La DGT reconoce que una hoja de cálculo puede considerarse un sistema informático de facturación sujeto al Real Decreto 1007/2023. Las sanciones por incumplimiento pueden alcanzar los 50.000 € por programa y ejercicio.
Cuando emplear el sistema Verifactu
El sistema Verifactu —regulado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre— marcará un antes y un después en la forma en que autónomos y empresas deben emitir facturas en España. A partir de 2026, todos los programas o sistemas informáticos de facturación deberán garantizar la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros y permitir el envío automático de los datos a la Agencia Tributaria.
Sin embargo, la reciente Consulta Vinculante V0073-25 de la Dirección General de Tributos (3 de febrero de 2025) introduce un matiz importante:
“Si la empresa utiliza hojas de cálculo, bases de datos o procesadores de texto que generen facturas en PDF, dichos sistemas pueden considerarse sistemas informáticos de facturación y, por tanto, estar sujetos al Real Decreto 1007/2023.”
En otras palabras, facturar con Excel o Word puede ser legal, pero solo si el sistema cumple con los requisitos de Verifactu. Si la hoja de cálculo procesa, conserva o almacena datos de facturación, podría requerir adaptación o certificación.
La confusión surge porque algunos medios han interpretado que Hacienda permite seguir facturando “libremente” con Excel. En realidad, la DGT advierte que esta opción no exime del cumplimiento del reglamento, y que incluso la tenencia de programas no adaptados puede constituir infracción grave conforme al artículo 201 bis de la Ley General Tributaria.
Regimen sancionador
Las sanciones no son menores:
Hasta 50.000 € por sistema para las empresas o profesionales que usen programas no adaptados.
Hasta 50.000 € por ejercicio para los fabricantes o comercializadores de software no conforme.
Nuestra conclusión
Ante este panorama, conviene evaluar con asesoramiento especializado la conveniencia de adoptar cuanto antes un sistema Verifactu certificado, que garantice seguridad jurídica y evite riesgos sancionadores.
Aunque técnicamente pueda seguir usándose Excel, la frontera entre un uso permitido y una infracción puede ser difusa. Por ello, el criterio prudente es adaptar los sistemas de facturación a la nueva normativa antes de 2026, garantizando la trazabilidad y la integridad de los datos.
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